Yüzde 80 Bitti mi? Ölçmediğiniz Kapsam İlerlemenizi Nasıl Şişirir

Şantiye toplantılarında en sık duyulan rakam muhtemelen "yüzde seksen"dir. Kaba inşaat yüzde seksen bitti, B blok yüzde seksen, tesisat yüzde seksen. Sonra aylar geçer ve o son yüzde yirmi bir türlü bitmez.

Çoğu zaman sorun yalan beyan değildir. Sorun, yüzdenin neye göre hesaplandığıdır.

Her yüzde bir kesirdir

Basit ama gözden kaçan bir gerçek: her ilerleme yüzdesi bir bölme işlemidir.

İlerleme = Yapılan iş ÷ Toplam iş

Herkes paya, yani yapılan işe odaklanır. Fotoğraflar çekilir, metrajlar ölçülür, tartışmalar ona dair yapılır. Ama paydayı, yani toplam işin ne olduğunu kimse sorgulamaz. Ve şişmiş ilerlemelerin büyük kısmı paydadan gelir.

Birinci tuzak: listede olmayan iş

Bir konut projesinin kaba inşaat takibini düşünün (rakamlar örnek amaçlıdır). Takip tablosunda üç kalem var:

Kalem	Bedel	Yapılan
Temel ve bodrum	2,5 M₺	2,5 M₺
1–8. katlar	6,0 M₺	5,0 M₺
Çekme kat	1,5 M₺	0,5 M₺
Toplam	10,0 M₺	8,0 M₺ → %80

Tablo yüzde seksen diyor. Ama sahada tabloda olmayan işler de var: çatı konstrüksiyonu henüz detaylandırılmadığı için listeye girmemiş, istinat duvarları ayrı bir ihaleyle eklenecek diye bekletilmiş.

Bu iki kalemi ekleyelim:

Eklenen kalem	Bedel	Yapılan
Çatı	1,2 M₺	0
İstinat duvarları	0,8 M₺	0

Yeni toplam 12 M₺, yapılan hâlâ 8 M₺. Gerçek ilerleme: %67.

Sahada hiçbir şey değişmedi. Tek bir tuğla eksilmedi. Ama "yüzde seksen" bir anda "üçte iki" oldu. Ve bu fark, işverene verdiğiniz teslim tarihinin, nakit akışı planınızın ve bir sonraki hakediş beklentinizin tamamını etkiler.

Kapsam dışı kalan işin en tehlikeli yanı şudur: proje ilerledikçe listeye girer. Yani ilerleme yüzdeniz, siz çalışırken geriye gidebilir. Bu da işverenle güven kaybının en hızlı yoludur.

İkinci tuzak: ağırlıksız ortalama

Kalemleri saymak da yanıltır. "Toplam 10 kattan 8'inin betonu döküldü, demek ki yüzde seksen" hesabı, her katın eşit iş olduğunu varsayar.

Oysa bodrum katlar perde duvarları ve yalıtımıyla normal katlardan çok daha pahalı ve uzun sürer; çekme katın detayları ise tipik katlardan daha karmaşıktır. Kat sayısıyla hesaplanan ilerleme, genellikle kolay işler önce bittiği için olduğundan yüksek çıkar.

Doğru yöntem, her kalemi bedeline (ya da en azından adam-gün tahminine) göre ağırlıklandırmaktır. Hakediş zaten bedel üzerinden yapıldığı için, ilerleme takibini de aynı ağırlıklarla tutmak iki rakamı tutarlı kılar.

Üçüncü tuzak: "son yüzde on" sendromu

Proje yönetiminde iyi bilinen bir gözlem vardır: işin yüzde doksanı planlanan sürede biter, kalan yüzde on ise neredeyse ikinci bir yüzde doksan kadar sürer.

Bunun şantiyedeki karşılığı eksik işlerdir: rötuşlar, yarım kalan detaylar, başka bir imalatın arkasında kalan küçük kalemler. Bunlar bedel olarak küçüktür, bu yüzden ilerleme yüzdesini pek etkilemez. Ama süre olarak büyüktür, çünkü dağınıktır ve her biri farklı bir ekibi gerektirir.

Bir kalemi "yüzde doksan beş" diye raporlamak, çoğu zaman "henüz bitmedi ve ne zaman biteceğini bilmiyorum" demenin kibar yoludur.

İlerlemenizi gerçekçi tutmak için beş kural

1. Kapsamı baştan tam yazın, belirsizleri tahminle ekleyin. Detayı henüz belli olmayan bir kalemi listeden çıkarmak yerine, kaba bir tahmini metraj ve bedelle ekleyin ve "tahmini" diye işaretleyin. Detay netleştiğinde güncellersiniz. Eksik bir tahmin, hiç olmamasından her zaman daha doğrudur.

2. Kalemleri bedelle ağırlıklandırın. Kat sayısı, oda sayısı ya da kalem sayısıyla değil, her kalemin toplam iş içindeki payıyla hesaplayın.

3. Kısa kalemlerde serbest yüzde vermeyin. Birkaç günlük işler için "başlamadı / devam ediyor / bitti" yeterlidir. Örneğin başlayınca %50, bitince %100 saymak gibi sabit bir kural, "bence %70 oldu" tartışmalarını ortadan kaldırır.

4. "Neredeyse bitti"yi ayrı takip edin. Yüzde doksanı geçen her kalem için kalan eksiklerin listesini tutun. Kalem ancak liste boşaldığında yüzde yüz olur.

5. Kapsam değişikliğini tarihli kaydedin. Listeye yeni bir kalem eklendiğinde ne zaman ve neden eklendiğini not edin. Böylece ilerlemenin neden geriye gittiğini işverene açıklayabilir, bunun bir performans sorunu değil kapsam değişikliği olduğunu gösterebilirsiniz.

Yanlış yüzde, yanlış tahmin demektir

İlerleme yüzdesi yalnızca bir rapor rakamı değildir. Kazanılmış değer analizinin (EVM) temel girdisidir. Zaman performans endeksi (SPI), maliyet performans endeksi (CPI) ve tamamlanma maliyeti tahmini (EAC), hepsi bu yüzdeyle hesaplanır.

Payda eksikse SPI olduğundan iyi görünür, EAC olduğundan düşük çıkar ve S-eğriniz size gerçekte olmayan bir rahatlık verir. Yanlış girdiyle çalışan en gelişmiş analiz bile yanlış sonuç üretir.

Chantiye ile hakediş ve ilerleme aynı paydada

Chantiye'de hakediş metrajları kümülatif olarak tutulur ve önceki dönemlerin toplamı otomatik gelir. İş programı modülü ise SPI, CPI, EAC ve S-eğrisi gibi kazanılmış değer metriklerini hesaplar. İlerleme takibi ile hakediş aynı kalem listesine dayandığında, "sahada yüzde kaç bitti" ile "yüzde kaçının parası ödendi" sorularının cevabı birbiriyle tutarlı olur.

Ama hiçbir yazılım eksik bir kapsam listesini kendi başına tamamlayamaz. Gerçekçi bir ilerleme yüzdesi, yazılımdan önce dürüst bir paydayla başlar.